Nas escolas e nas universidades ensinam-nos, ao menos em teoria, tudo aquilo de que necessitamos para começar a trabalhar. A partir daí, o tempo e a experiência vão fazer o resto e transformar cada um de nós num profissional competente, produtivo. Certo? Não, de modo nenhum. Em geral, a experiência associada aos conhecimentos académicos vai produzir apenas mais um profissional stressado, com trabalho acumulado, que pouco a pouco vai desbaratando a sua vida pessoal para conseguir apenas manter-se à tona da água e evitar perder o controlo sobre a sua vida profissional. Pior: quanto mais sucesso tiver, maior será o stress e piores os reflexos na sua vida pessoal e familiar.
Um exemplo. Tenho quarenta e duas tarefas aprazadas para segunda-feira, fruto de duas ou três infelizes coincidências. Para além disso tenho seis compromissos, entre diligências judiciais e reuniões. A terça-feira não vai ser muito melhor e a partir daí nem vale a pena estabelecer previsões, que todos os dias chegam novos agendamentos e tarefas. O Domingo é passado a adiantar trabalho. Envio dezenas de mails, elaboro e imprimo dezenas de documentos que irão ser fotocopiados e entregues na segunda-feira (em que iremos descobrir que cerca de uma dúzia tinham erros e necessitam de ser corrigidos). Começo assim a semana de trabalho a corrigir asneiras do fim-de-semana, enquanto vão chegando clientes com marcação. Tento aproveitar os intervalos para completar as últimas tarefas atrasadas, mas entretanto o telefone começa a tocar. Tento argumentar com o óbvio “agora não posso, ligue-me amanhã”, mas não adianta. Do outro lado vem a promessa sacramental, “são só dois minutos”, que se concretiza invariavelmente em quinze ou vinte minutos perdidos para o trabalho já planeado. No final do dia, e muitos telefonemas e interrupções depois, chego a casa esgotado, rezingão, frustrado. Sinto ainda que o meu método de trabalho não está a ser produtivo, que muito do meu tempo é gasto em contactos redundantes e tarefas inúteis, em prejuízo de coisas importantes que necessitam de mais atenção. Como por exemplo a minha vida pessoal.
É verdade: ninguém nos ensina nunca a gerir o fluxo de trabalho, a estabelecer prioridades, a estabelecer também como prioridade a manutenção da nossa integridade física, do nosso tempo de disponibilidade pessoal, enquanto condição para conseguir trabalhar muito e bem. O que fazer primeiro? Como planear o trabalho? Como gerir a agenda? Como conseguir que o aumento do volume de trabalho não seja feito em prejuízo da sua qualidade?
As soluções para esta vida infernal, que promete o primeiro enfarte aos cinquenta e o segundo, e definitivo, num qualquer momento disponível na minha agenda, começam pelo estabelecimento de um método e pelo respeito de um princípio inquestionável: ninguém consegue trabalhar bem se não se sentir bem. Entretanto, para começar, há que trabalhar a tal agenda e distinguir muito bem entre compromissos, esgotáveis no momento previamente determinado, e tarefas, que podem passar de um dia para o outro até ao dia da sua conclusão (o death line), eliminando tudo o que seja supérfluo e redundante. Para isso há que estabelecer e respeitar prioridades e fazer passara a mensagem. Há que planear e respeitar o planeamento. Há que delegar tarefas e repartir responsabilidades. E há, sobretudo, que conseguir ser feliz.
Sugestões:
Um programa informático: OmniOutliner (só para Macintosh, embora existam muitos programas semelhantes para Windows). Este é, como o nome indica, um outliner. Serve para organização de ideias, que se atiram primeiro conforme vão aparecendo e depois são organizadas para o estabelecimento de uma estratégia. É surpreendente como todos os problemas se simplificam, ao ponto de a solução se tornar evidente, depois de serem decompostos nos seus elementos primordiais.
Um livro: Getting Things Done, The Art of Stress-Free Productivity (David Allen, Viking Penguin 2001). Um clássico contemporâneo. A introdução retrata de forma implacável a forma como deixámos a nossa vida chegar a este ponto.
Por: António Ferreira
